Refleksi Setahun Kerja Remote

Refleksi Setahun Kerja Remote

Maret 2021 ini tepat setahun tim Qasir bekerja dari rumah alias Work From Home (WFH) sesuai dengan anjuran Pemerintah di Maret 2020 yang lalu. Walaupun sebenarnya WFH bukan hal yang baru bagi tim Qasir, tapi tetap aja ada tantangan tersendiri pada saat menjalankan WFH. Tulisan ini akan membahas bagaimana tim Qasir menyesuaikan diri untuk bekerja di rumah selama setahun terakhir.

Remote-First Company

Sejak awal 2019 yang lalu, Qasir sudah merencanakan untuk jadi remote-first company dimana setiap orang yang ada di Qasir didorong untuk bekerja secara remote dan hanya orang-orang atau tim tertentu aja yang tetap kerja di kantor. Atas dasar tersebut, Qasir pun mulai membuka kantor cabang di luar Jakarta di awal 2019. Dimulai dengan Jogja dan kemudian diikuti dengan Bandung karena dua kota tersebut talentanya dikenal bagus dengan kualitas yang bersaing dengan talenta di Jakarta.

Sejak membuka cabang di Jogja dan Bandung, sedikit banyak tim Qasir mulai belajar cara komunikasi yang baik seperti halnya remote work, seperti komunikasi yang intens melalui chat atau email, dokumentasi yang lengkap, koordinasi yang rutin, dan lain sebagainya. Awalnya sempat terjadi communication gap dimana tim di Jakarta tidak berkoordinasi dengan baik dengan tim di Jogja karena tim Jakarta sudah terbiasa dengan komunikasi “tepuk pundak” dimana komunikasi terjadi secara offline dan verbal sehingga tim yang berada di kota lain tidak dapat informasi yang up-to-date. Ini menjadi blocker dalam product development dan rilis fitur menjadi seringkali meleset dari yang sudah direncanakan. Akibatnya Qasir seringkali kehilangan momentum dan tim Qasir juga jadi kehilangan kepercayaan diri dalam melakukan perencanaan.

Untuk mengatasi issue ini, tim Qasir membuat kesepakatan untuk “mengharamkan” model komunikasi “tepuk pundak” dengan mendorong semua orang untuk berkomunikasi via online, entah melalui chat atau email, walaupun dengan teman sebelah mejanya. Selain itu, dokumentasi juga mulai diperketat. Apapun harus ada dokumentasinya. Mau rilis fitur? Harus ada dokumentasi deployment-nya. Ada bug atau insiden? Harus ada dokumentasi Root Cause Analysis dan post-mortem nya. Mau riset tentang sesuatu? Harus ada dokumentasi risetnya. Intinya setiap aktivitas yang penting untuk diketahui oleh tim harus ada dokumentasinya, tidak bisa hanya mengandalkan chat ataupun komunikasi verbal. Hal ini cukup membantu dalam memperbaiki koordinasi tim dengan lokasi yang berbeda.

WFH Di Masa Pandemi

Ketika pandemi Covid-19 mulai masuk ke Indonesia dan Pemerintah mulai mengeluarkan aturan yang mewajibkan perusahaan untuk menerapkan WFH, Qasir mengambil kesempatan ini untuk mulai memberlakukan remote work secara permanen. Semua orang yang pekerjaannya tidak bergantung pada fasilitas yang ada kantor diwajiblam untuk bekerja dari rumah dan diperbolehkan untuk membawa pulang fasilitas kantor yang memang disediakan untuk masing-masing individu seperti laptop / komputer, meja, kursi, dan monitor.

Penerapan remote work yang dilakukan oleh Qasir tidak hanya memindahkan lokasi kerja dari kantor ke rumah, tapi juga diikuti dengan remote work policy seperti meniadakan office hours, menyediakan subsidi untuk internet, menyediakan welcome-kit untuk kerja remote bagi new hire, aturan komunikasi kerja remote, dan lain sebagainya.

Proses transisi ke permanent remote work bisa dibilang tanpa hambatan karena pada dasarnya tim Qasir sudah terbiasa berkomunikasi dengan tim yang berbeda lokasi sehingga pada saat semua orang bekerja dari rumah maka metode komunikasi yang digunakan tidak jauh berbeda dengan metode komunikasi di kantor. Namun Walaupun begitu, ada beberapa #PanduJuang, sebutan bagi tim Qasir, yang mengalami kesulitan bekerja di rumah karena kondisi rumah yang tidak kondusif atau merasa exhausted atau over-whelming dengan kerjaan karena tidak menerapkan remote culture dengan baik.

Kesalahan Dalam Remote Work

Bekerja secara remote ga bisa dipisahkan dengan remote culture. Remote work tanpa faham remote culture sama aja seperti orang baru ngegym tanpa Personal Trainer, kemungkinan besar akan ada otot yang keseleo karena salah pakai alat. Ini beberapa kesalahan yang dilakukan tim Qasir di awal remote work yang membuat remote work jadi kurang nyaman.

Kerja Pakai Baju Tidur

Ini kebiasaan paling umum di awal remote work dimana seringkali setelah bangun tidur langsung bekerja tanpa mandi dan masih pakai baju tidur dan kadang bisa seharian ga ganti baju walaupun sudah mandi. Akibatnya tubuh jadi ga bisa membedakan kapan mulai bekerja dan kapan selesai bekerja. Beda halnya waktu masih berangkat kantor dimana ada ritual mandi, ganti baju, berangkat kantor, pulang kantor, dan ganti baju. Ritual itu secara ga langsung ngasih tahu tubuh kapan mulai dan selesai bekerja. Kalau tubuh gagal membedakan waktu mulai dan selesai kerja, maka kita akan merasa seolah-olah kita bekerja seharian dan bikin kita merasa exhausted walaupun sebenarnya jam kerja kita ga berubah.

Ritual mandi dan berganti baju adalah cara memberikan sinyal ke tubuh kapan kita mulai dan selesai bekerja. Penting juga untuk memakai baju kantor walaupun kerja di rumah untuk menjaga mood bekerja.

Tidak Koordinasi dengan Orang Rumah

Seringkali #PanduJuang yang bekerja di rumah mengalami distraksi dari keluarga karena mengira mereka sedang kondisi santai sehingga suka disuruh ini itu oleh keluarga di rumah. Untuk yang sulit fokus, distraksi seperti ini bakal mengganggu produktivitas.

Untuk itu perlu mengedukasi keluarga di rumah tentang remote work dan membuat kesepakatan tentang jam kerja dan waktu break untuk istirahat. Inilah salah satu keuntungan remote work dimana kita bisa juggling antara pekerjaan kantor dan pekerjaan rumah dalam rentang waktu yang biasanya digunakan sebagai office hours.

Terlalu Banyak Meeting

Kebiasaan komunikasi langsung pada saat kerja di kantor seringkali dibawa pada saat remote work sehingga banyak orang yang merasa harus mengatur banyak meeting agar komunikasinya lancar. Padahal kenyataannya, terlalu banyak meeting yang dilakukan dengan video atau voice call dalam sehari bisa bikin orang merasa kelelahan dan over-whelming dengan pekerjaannya walaupun sebenarnya pekerjaannya sederhana dan gampang diselesaikan kalau kerja di kantor.

Dalam remote work, penting untuk mengutamakan asynchronous communication untuk mendiskusikan suatu pekerjaan agar setiap orang bisa mengatur fokus dan prioritasnya dalam bekerja. Synchronous communication seperti video / voice call meeting hanya digunakan untuk hal-hal yang sulit dibahas dengan async communication. Weekly meeting, progress update, dan sejenisnya bisa dibahas melalui thread atau email. Selain untuk membahas kerjaan yang mendesak, meeting juga bisa dimanfaatkan untuk bersosialisasi seperti saling bertukar cerita, ice breaking, berbagi jokes, dan hal-hal receh lainnya untuk mengurangi stres dalam bekerja.

Evaluasi dan Perbaikan Remote Work

Untuk mendukung keberhasilan remote work, Qasir juga bekerjasama dengan psikolog dalam mengadakan aktivitas-aktivitas yang bisa menjaga kesehatan mental #PanduJuang selama bekerja di rumah.

Sebagai contoh, pada Desember 2020 kemarin, Qasir untuk pertama kalinya mengadakan Virtual Outing dimana semua #PanduJuang diajak untuk rehat sejenak dari pekerjaannya dan berkumpul untuk melakukan aktivitas seru barengan dengan teman-teman #PanduJuang lainnya seperti layaknya outing kantor, cuma bedanya ini dilakukan secara virtual. Walaupun dilakukan secara virtual, ternyata virtual outing tidak kalah seru dengan outing biasa dimana ada game-game seru dan juga momen lucu serta mengharukan yang terjadi selama virtual outing.

Selain itu, Qasir juga secara aktif melakukan sosialisasi tentang bagaimana menjalankan remote work yang baik dan benar agar bisa fokus dan produktif selama bekerja di rumah.

Keberhasilan remote work itu bisa diukur dari produktivitas kerja dan juga kesehatan mental dari setiap individu. Untuk itu Qasir secara berkala melakukan survey tentang implementasi remote work untuk melihat seberapa baik penerapan remote work di kalangan #PanduJuang. Hasil survey menjadi bahan evaluasi khususnya bagi tim People Qasir dalam memperbaiki implementasi remote work di Qasir.

Berkat pandemi, remote work menjadi tren baru dalam bekerja dan diprediksi akan mengubah cara perusahaan beroperasi dalam 10 tahun ke depan. Walaupun begitu banyak orang yang merasa kalau remote work itu tidak cocok untuk mereka dan sah-sah aja buat mereka untuk tetap bekerja di kantor. Qasir juga tetap menyediakan ruang kerja di kantor bagi mereka yang pekerjaannya bergantung pada fasilitas yang ada di kantor atau mereka yang tidak punya tempat yang cukup kondusif untuk bekerja di rumah. Bagaimanapun juga, remote work itu tidak sama dengan WFH karena pada dasarnya dalam remote work kita bebas bekerja dari mana aja. Tapi dalam masa pandemi ini, untuk bekerja secara remote kita tidak punya pilihan aman selain bekerja di rumah.